Politique d'acquisition des biens et services

Le texte que vous consultez est une codification administrative des Politiques de l'UQAM. Leur version officielle est contenue dans les résolutions adoptées par le Conseil d'administration de l'UQAM.

La version des Politiques que vous consultez est celle qui était en vigueur le 21 Novembre 1995.

Cette politique s'adresse à:

Toute la communauté de l'UQAM

Responsable:

Vice-rectorat à l'administration et aux finances

Adoptée le 16.06.92 Résolution 92-A-8398

AMENDEMENTS

• 1 | Énoncé de principe
• 2 | Cadre juridique
• 3 | Objectifs
• 4 | Champ d'application
• 5 | Définitions
• 6 | Principes directeurs
  • 6 | 1 Planification
  • 6 | 2 Détermination du besoin
  • 6 | 3 Décentralisation et délégation de la responsabilité d'acheter
  • 6 | 4 Regroupements d'achats
  • 6 | 5 Modes d'acquisition
  • 6 | 6 Fichiers des fournisseuses, fournisseurs
  • 6 | 7 Réception et ouverture des soumissions
  • 6 | 8 Protection de l'environnement
  • 6 | 9 Achats préférentiels
  • 6 | 10 Analyse des soumissions et adjudication
  • 6 | 11 Comités de sélection
  • 6 | 12 Services professionnels
  • 6 | 13 Contrats liés aux constructions
  • 6 | 14 Réception des marchandises et services
  • 6 | 15 Processus de contrôle
  • 6 | 16 Propriété des biens
  • 6 | 17 Partage des ressources
  • 6 | 18 Accès à l'information
  • 6 | 19 Emprunt de marchandise
  • 6 | 20 Don
  • 6 | 21 Éthique
  • 6 | 22 Signature des documents contractuels
  • 6 | 23 Administration des contrats
• 7 | Structure fonctionnelle
  • 7 | 1 Responsabilités des différentes intervenantes, différents intervenants
  • 7 | 2 Responsabilité de cette politique
• 8. Directives et procédures qui en découlent 

1 | Énoncé de principe

En adoptant la présente Politique, l'Université encourage une approche renouvelée en matière d'approvisionnement. Une approche selon laquelle on favorise la décentralisation à chaque fois que cela est économique et efficace et une approche selon laquelle le Service des approvisionnements joue davantage un rôle de coordination, de support et de conseil.

La Politique d'acquisition de biens et services favorise la mise en place de procédés et structures qui permettent à l'Université d'acquérir des biens et services en garantissant la continuité de l'approvisionnement, au meilleur coût possible en respectant les besoins des requérantes, requérants (qualité, délais, services), en préservant la transparence nécessaire dans les processus d'acquisition et en s'assurant de la présence des mécanismes de contrôle adéquats quant à la gestion et l'utilisation de fonds publics.

Elle favorise, à qualité égale, l'acquisition de biens et services d'entreprises québécoises par achat préférentiel.

2 | Cadre juridique

Loi sur l'Université du Québec instituant l'Université du Québec à Montréal comme université publique responsable de ses actions devant l'Assemblée Nationale du Québec.

Règlement général numéro 7 de l'Université du Québec ("Affaires administratives et financières")

Règlement général numéro 12 de l'Université du Québec ("Exercices des pouvoirs des établissements")

Règlement numéro 2 de l'UQAM ("Règlement de régie interne")

Règlement numéro 29 sur les subventions à des fins de construction (adopté en vertu de la "Loi sur l'administration financière")

3 | Objectifs

Les objectifs de cette politique sont les suivants:

Énoncer les principes sur lesquels s'appuie l'Université, lorsqu'elle acquiert les biens et services qui lui sont nécessaires à la conduite de ses activités;

Réaliser la décentralisation en matière d'approvisionnement à chaque fois que cela est économique et efficace;

Faire en sorte que le Service des approvisionnements joue davantage un rôle de coordination, de support et de conseil;

Responsabiliser les gestionnaires à tous les niveaux en précisant leurs rôles et responsabilités de même que ceux des approvisionneuses, approvisionneurs.

4 | Champ d'application

Cette politique s'applique à toutes les activités d'acquisition de biens et services et ce pour l'ensemble de l'Université, quelles que soient les sources de financement.

Tout le personnel qui participe au cycle d'approvisionnement est régi par cette politique.

5 | Définitions

Acquisition

On entend par acquisition toutes les façons d'obtenir un bien ou un service, soit l'achat, la location, l'échange, le prêt et le don.

Requérante, requérant

La personne mandatée pour demander à ce que des acquisitions de biens ou de services soient effectués à même les budgets de l'unité administrative qu'elle représente.

Réceptionnaire

Le personnel de la Réception centrale des marchandises mandaté pour recevoir et contrôler les marchandises, et dont, par délégation précisées par directives, certaines activités de contrôle sont exécutées par d'autres unités.

Commande ou bon de commande

Document représentant une transaction d'acquisition de biens ou services devant être livrés ou rendus de façon ponctuelle.

Contrat d'approvisionnement

Document représentant une transaction d'acquisition de biens ou services devant être livrés ou rendus de façon automatique ou au fur et à mesure des besoins, sur demande de la requérante, du requérant directement auprès de la fournisseuse, du fournisseur. Généralement ces ententes d'approvisionnement portent sur une période d'un an ou plus.

Contrat de construction et d'aménagement

Document produit par une approvisionneuse, un approvisionneur et selon lequel l'Université commande des travaux de construction ou d'aménagement.

Appel d'offres

Document produit et émis par une approvisionneuse, un approvisionneur et selon lequel des fournisseuses potentielles, fournisseurs potentiels ont l'occasion de présenter une soumission pour fournir les biens ou services requis par l'Université pour satisfaire les besoins exprimés par une requérante, un requérant.

Un appel d'offres peut être "public" ou "sur invitation".

Appel d'offres public

Appel d'offres diffusé dans une publication et qui peut aussi, simultanément, faire l'objet d'invitations individuelles par l'approvisionneuse, l'approvisionneur.

Appel d'offres sur invitation

Appel d'offres limité aux seules fournisseuses potentielles, seuls fournisseurs potentiels identifiés par l'approvisionneuse, l'approvisionneur.

Approvisionneuse, approvisionneur

Le Vice-rectorat à l'administration et aux finances, le Service des approvisionnements et, par délégation établie dans les procédures, toute personne dont le mandat consiste à effectuer (au nom de l'Université) l'achat de biens ou de services nécessitant l'émission de commandes ou contrats.

Bail

Document produit par le Service des approvisionnements visé par les services juridiques et selon lequel l'Université loue des espaces.

Services professionnels

Ce champ d'activités regroupe tous les services professionnels requis d'une firme dont l'expertise est reconnue dans un domaine administratif, technique ou autre.

Au titre de services professionnels, on retrouve notamment tous les services juridiques, d'architecture, de génie, d'aménagement, de vérification, de gestion et d'études économiques, d'informatiques, de communication et de traduction, d'actuariat et d'évaluation, de production et de formation.

Services

Les services professionnels font partie de la catégorie plus large appelée "services". Les services comprennent également d'autres champs d'activités ne répondant pas à la définition de services professionnels ci-dessus.

Au titre des autres services on retrouve: l'entretien ménager, la sécurité, l'enlèvement des ordures, le lavage de vitres, les services de plomberie et d'électricité, les réparations, le traitement de textes, etc.

6 | Principes directeurs

6 | 1 |Planification

Les requérantes, requérants planifient leurs acquisitions afin de s'assurer que l'approvisionneuse, l'approvisionneur puisse compter sur le minimum de temps nécessaire afin de réaliser un approvisionnement efficace, un approvisionnement qui permet de s'assurer:

- que les biens et services acquis soient de qualité nécessaire et suffisante; - que les acquisitions soient faites en quantités économiques lorsque cela s'y prête, afin d'obtenir les meilleurs prix possible tout en tenant au minimum les coûts d'inventaire et de gestion; - que les biens et services puissent être obtenus dans un temps minimal pour satisfaire adéquatement les besoins des requérantes, requérants.

6 | 2 |Détermination du besoin

La requérante, le requérant a pleine autorité quand il s'agit de déterminer ses besoins, de déterminer les caractéristiques des produits et des services qu'il requiert et de déterminer si les produits offerts sont des équivalents acceptables. Il consulte les services experts au besoin.

6 | 3 |Décentralisation et délégation de la responsabilité d'acheter

Le Service des approvisionnements est mandaté pour effectuer les achats de biens et services nécessaires au fonctionnement de l'Université.

L'Université favorise la décentralisation des décisions d'achat et la mise en place des opérations et structures facilitant l'approvisionnement direct des requérantes, requérants auprès des fournisseuses, fournisseurs, à chaque fois que cela est économique et efficace et que les principes inclus à la présente politique sont respectés.

Les directives et procédures qui découlent de la présente politique précisent les pouvoirs délégués.

6 | 4 |Regroupements d'achats

L'Université encourage le regroupement d'achats et la participation à des regroupements d'achats institutionnels, de façon à lui permettre de profiter des meilleurs prix et conditions possible.

6 | 5 |Modes d'acquisition

Dans un souci d'économie, d'efficacité, de transparence et d'équité vis-à-vis des fournisseuses, fournisseurs, l'Université réalise ses acquisitions sur une base compétitive dans la mesure du possible. Les règlements, directives et procédures fixent dans quelles circonstances l'Université procède par négociation, par appel d'offres sur invitation et par appel d'offres public.

6 | 6 | Fichiers des fournisseuses, fournisseurs

Le Service des approvisionnements (ou l'approvisionneuse déléguée, approvisionneur délégué) a la responsabilité de tenir à jour un fichier des fournisseuses, fournisseurs auquel peuvent être inscrits les fournisseuses potentielles, fournisseurs potentiels désireux de faire affaire avec l'Université. Dans certains cas l'approvisionneuse, approvisionneur peut exiger une préqualification.

6 | 7 |Réception et ouverture des soumissions

Seules les soumissions reçues avant l'heure et la date limite fixée dans l'appel d'offres sont recevables. Les soumissions reçues suite à un appel d'offres sur invitation sont ouvertes en privée alors que les soumissions reçues suite à un appel d'offres public sont ouvertes publiquement en présence des soumissionnaires et autres personnes intéressées à y assister.

6 | 8 Protection de l'environnement

Afin de contribuer à la protection de l'environnement, l'Université favorise l'achat de produits non polluants ou le moins polluants possible.

6 | 9 Achats préférentiels

Dans la réalisation de ses acquisitions l'Université tient compte de la politique d'achat du gouvernement du Québec et limite ses appels d'offres aux entreprises Québécoises à chaque fois qu'il existe dans le secteur visé un nombre suffisant d'entreprises québécoises pour assurer une saine concurrence. Dans le processus d'acquisition des biens, l'Université accorde une préférence aux soumissionnaires offrant un plus haut degré de produits québécois. Pour l'exécution de travaux et la fourniture de services, l'Université accorde une préférence aux fournisseuses, fournisseurs ayant leur siège social au Québec. Dans le domaine de la construction et des aménagements, les entrepreneuses, entrepreneurs dont les services sont retenus et leurs sous-traitantes, sous-traitants doivent donner la priorité à l'achat des produits fabriqués au Québec.

6 | 10 Analyse des soumissions et adjudication

Lors de l'analyse des soumissions et pour les fins de l'adjudication, l'approvisionneuse, approvisionneur s'assure que toutes les exigences prévues au document d'appel d'offres sont respectées et que tous les soumissionnaires sont traités équitablement. Seules les informations contenues aux soumissions sont prises en considération dans l'évaluation technique et financière de celles-ci et, sauf comme prévu à l'article suivant, l'adjudication se fait au plus bas soumissionnaire conforme.

6 | 11 Comités de sélection

A chaque fois que, compte tenu de la nature particulière des biens et services dont on envisage l'acquisition, il apparaît justifié de prendre en considération d'autres facteurs que celui du coût des biens et services concernés et de la conformité des soumissions, les critères de sélection doivent être déterminés et un comité de sélection formé.

Le comité de sélection, composé normalement de 3 à 7 personnes, recommande à la requérante, au requérant le choix de l'adjudicataire en utilisant les critères de sélection pertinents à chaque projet et déterminés à l'avance et indiqués dans l'appel d'offres. Ses travaux sont présidés par la requérante, le requérant. Le Service des approvisionnements désigne un minimum de trois membres du comité quand le comité est composé de 7 personnes et la requérante, le requérant les autres. La requérante, le requérant s'assure que les membres qu'elle, qu'il désigne possèdent l'expertise technique nécessaire par rapport aux biens ou services visés par la transaction conformément à l'article 7|1|7|.

Dans les cas de transactions financièrement importantes ou administrativement complexes, prévues par directives et procédures, le Vice-rectorat à l'administration et aux finances ou sa représentante, son représentant et la directive, le directeur des Services financiers sont membres d'office du comité de sélection.

Avant l'appel d'offres et compte tenu de la nature des biens et services dont l'acquisition est envisagée, le Service des approvisionnements et la requérante, le requérant décident conjointement s'ils optent pour que le contrat soit octroyé selon la méthode du plus bas soumissionnaire conforme ou selon la méthode d'adjudication avec comité de sélection.

Dans le cas de transactions concernant un grand nombre d'unités administratives, le Vice-rectorat à l'administration et aux finances forme le comité de sélection en s'assurant d'une bonne représentation des requérantes, requérants et ses travaux sont présidés par le Service des approvisionnements.

6 | 12 Services professionnels

La requérante, le requérant peut s'occuper de négocier les transactions de services professionnels, lorsque la valeur de celles-ci est inférieure au montant prévu par directives et procédures. Dans un tel cas la requérante, le requérant détermine le mode d'acquisition, prépare le contrat, le fait viser s'il y a lieu par le Service des affaires juridiques, le fait viser par les Services financiers quant aux disponibilités budgétaires et le fait signer par la personne autorisée.

Le Service des approvisionnements réalise les autres transactions de services professionnels.

6 | 13 Contrats liés aux constructions

Dans le cas de contrats relatifs à des projets de construction, le Vice-rectorat à l'administration et aux finances prend en charge le processus d'approvisionnement. Les modalités de ce processus sont fixées par directives et procédures.

6 | 14 Réception des marchandises et services

Les marchandises livrées à l'Université sont généralement reçues, vérifiées et contrôlées par une, un réceptionnaire. Les directives et procédures prévoient les principaux cas où la requérante, le requérant ou l'approvisionneuse déléguée, approvisionneur délégué a la responsabilité de vérifier et contrôler les marchandises.

La requérante, le requérant a la responsabilité ultime de certifier que les marchandises et services commandés ont été rendus à sa satisfaction.

6 | 15 Processus de contrôle

L'Université fixe par directives et procédures les mécanismes de contrôle liés aux processus d'approvisionnement: contrats, bons de commandes, réception, vérification, paiement des factures, assurances et inventaires.

La requérante, le requérant a la responsabilité de mettre en place, dans son unité administrative, les processus de contrôle appropriés pour assurer une saine gestion des ressources et contrats dont il a la responsabilité.

Les processus d'approvisionnement sont soumis aux vérifications habituelles dans une institution universitaire utilisant des fonds publics.

6 | 16 Propriété des biens

Les biens achetés par l'Université, quelles que soient les sources de financement, (à moins qu'il en soit prévu autrement dans les règlements de l'organisme pourvoyeur de fonds ou dans le contrat de recherche ou de coopération) sont et demeurent la propriété de l'Université.

6 | 17 Partage des ressources

L'Université invite les unités administratives à partager entre elles les ressources matérielles qu'elles possèdent.

6 | 18 Accès à l'information

L'approvisionneuse, approvisionneur dévoile, après l'adjudication formelle, le nom de l'adjudicataire, les prix acceptés et les autres documents et informations dont la divulgation est exigée par la Loi sur l'accès à l'information, à quiconque en fait la demande.

6 | 19 Emprunt de marchandise

Une requérante, un requérant peut obtenir le prêt d'un bien d'une fournisseuse, d'un fournisseur (pour essai, analyse, etc.) en le lui demandant directement. Elle, il doit alors s'assurer d'avoir les fonds nécessaires à même son budget, pour dédommager la fournisseuse, le fournisseur en cas de bris ou perte du bien. Pour les biens dont la valeur de remplacement est élevée, la requérante, le requérant prend les mesures nécessaires auprès des Services financiers pour que le bien soit assuré. Pour les biens empruntés par le Service des approvisionnements, généralement dans le cadre d'un appel d'offres, le Service des approvisionnements, prend les ententes nécessaires pour protéger les intérêts de l'Université. Néanmoins les bris d'appareils prêtés demeurent sous la responsabilité de la requérante, du requérant.

6 | 20 Don

Lorsqu'un don en biens ou services est offert à l'Université, sa représentante, son représentant obtient l'avis du Service des approvisionnements (ou de l'approvisionneuse déléguée, approvisionneur délégué) avant d'accepter le don. Le Service des approvisionnements (ou l'approvisionneuse déléguée, approvisionneur délégué) s'assure de consulter au besoin les autres unités qui pourraient être concernées par le don, tels certains services de support que sont le Service de l'informatique, le Service audiovisuel, le décanat de la gestion des ressources, etc. C'est également le Service des approvisionnements (ou l'approvisionneuse déléguée, approvisionneur délégué) qui procède à l'évaluation des biens et services offerts en don (dans le respect des lois et des règles fiscales en vigueur) pour l'établissement du montant du reçu qui sera émis pour fin d'impôt.

Dans le cas des donations de fonds d'archives, de fonds documentaires ou d'oeuvres d'art, ce sont le Service des archives, le Service des bibliothèques et la Galerie UQAM respectivement qui sont consultés avant que le don soit accepté et qui procèdent, s'il y a lieu, à l'évaluation du don pour l'établissement du reçu pour fins d'impôt.

Lorsque l'acceptation d'un don peut avoir une incidence sur le budget de l'unité administrative en cause ou sur les aménagements, la responsable, le responsable de l'unité administrative doit s'assurer d'avoir les budgets en conséquence ou d'obtenir les autorisations nécessaires, avant que le don ne soit accepté.

Un protocole entre l'Université du Québec à Montréal et la Fondation de l'Université du Québec à Montréal prévoit que normalement seuls la Fondation de l'Université du Québec à Montréal et ses préposées, préposés sont autorisées, autorisés à solliciter des personnes ou organismes en vue de recueillir des donations pour l'Université.

6 | 21 Éthique

Tout le personnel qui participe au cycle d'approvisionnement doit éviter les situations de conflit d'intérêts, maintenir de bonnes relations avec les fournisseuses, fournisseurs, protéger l'image de l'Université en rejetant toute pratique incorrecte et optimiser l'utilisation des ressources dont elle, il a la charge.

6 | 22 Signature des documents contractuels

Les documents contractuels sont signés par les personnes autorisées par les règlements, directives et procédures de l'Université.

6 | 23 Administration des contrats

L'Université administre ses contrats de façon uniforme et équitable vis-à-vis des fournisseuses, fournisseurs. La requérante, le requérant est responsable de surveiller et de confirmer la bonne exécution des contrats et de rapporter les cas litigieux à l'approvisionneuse, l'approvisionneur qui autorise les changements et émet les documents contractuels.

7 | Structure fonctionnelle

7 | 1 Responsabilités des différentes intervenantes, différents intervenants

Dans le cadre de leur mission, des fonctions qui leur sont dévolues et de leurs responsabilités, les intervenantes, intervenants suivantes, suivants, en matière d'acquisition de biens et services, ont généralement pour rôle de:

7 | 1 |1 Le Vice-rectorat à l'administration et aux finances

Le Vice-rectorat à l'administration et aux finances est responsable de l'application d'ensemble de cette politique et de la conformité des directives et procédures qui en découlent.

7 | 1 |2 La requérante, le requérant

• planifier et déterminer précisément ses besoins en biens et services (préparer devis technique);
• s'assurer d'obtenir les autorisations nécessaires et que les crédits soient disponibles;
• indiquer à l'approvisionneuse, l'approvisionneur les noms des entreprises qu'elle, qu'il souhaite voir inviter à soumissionner;
• évaluer techniquement les biens et services offerts sur demande de l'approvisionneuse, l'approvisionneur;
• former et présider les comités de sélection. A ce titre identifier auprès du Service des approvisionnements les noms des personnes devant le représenter sur le comité de sélection et présider les délibérations du comité;
• surveiller l'exécution des commandes et contrats (au besoin avec l'aide des services experts) en s'assurant que les biens et services reçues sont conformes à ce qui est acheté;
• assurer la gestion et le contrôle des contrats dont la responsabilité lui est dévolue;
• mettre en place, dans son unité administrative, les processus de contrôle appropriés;
• mettre à jour l'inventaire de son unité s'il y a lieu;
• obtenir des propositions et les analyser selon ses propres critères quand dans les directives et procédures il est prévu que la requérante, le requérant peut réaliser certains achats de biens et services, tout en respectant cependant les principes énoncés dans la présente Politique;
• conserver la documentation relative aux achats de services professionnels qu'elle, qu'il réalise.

7 | 1 |3 Le Service des approvisionnements

• assister la requérante, le requérant dans la préparation du devis technique ou cahier de charges;
• déterminer la liste des fournisseuses potentielles, fournisseurs potentiels à inviter à soumissionner;
• déterminer la stratégie d'approvisionnement, dans le respect des besoins de la requérante, du requérant;
• déterminer le contenu de l'appel d'offres, informer la requérante, le requérant, lancer l'appel d'offres et s'occuper du processus;

dans le cas de fonctionnement par comité de sélection:

• préparer un projet d'ordre du jour et un projet d'échéancier en concertation avec la requérante, le requérant;
• transmettre aux membres du comité de sélection tous les documents nécessaires: ordre du jour, échéancier, devis technique et appel d'offres;
• convoquer les membres du comité de sélection;
• indiquer à la requérante, au requérant les noms des personnes qu'il désigne pour faire partie du comité de sélection;
• faire l'évaluation commerciale et financière des soumissions, rédiger et adjuger les commandes et contrats et autres documents contractuels;
• vérifier les références des soumissionnaires;
• vérifier les disponibilités budgétaires avant d'engager l'Université;
• constater que la requérante, le requérant a obtenu toutes les autorisations nécessaires;
• préparer la "synthèse du dossier" en tenant compte des recommandations de la requérante, du requérant et la soumettre, lorsqu'il y a lieu, selon les règlements, au VRAF pour acheminement aux instances désignées pour l'approuver;
• assurer le suivi et la relance des commandes, contrats et baux;
• supporter la requérante, le requérant dans l'interprétation et l'administration des commandes, contrats et baux;
• conserver la documentation relative aux transactions d'acquisition;
• coordonner les activités relatives aux importations et exportations;
• émettre les certificats d'exemption de douane et de taxes;
• être seul autorisé à engager l'Université dans des achats de groupe;

être seul autorisé, à moins d'indication contraire dans l'appel d'offres, à communiquer au sujet de la transaction faisant l'objet de l'appel d'offres avec les fournisseuses potentielles, fournisseurs potentiels, durant la période débutant à la réception de la demande d'acquisition et allant jusqu'à l'adjudication de la commande ou du contrat.

7 | 1 |4 Le Comité de sélection

• donner son avis dur le devis technique;
• donner son avis sur l'appel d'offres;
• approuver l'échéancier;
• suggérer l'ajout ou le retrait de fournisseuses potentielles, fournisseurs potentiels;
• fixer les critères de sélection;
• déterminer une grille d'évaluation s'il y a lieu;
• prendre connaissance de l'évaluation technique faite par la requérante, le requérant;
• prendre connaissance des évaluations commerciales et financières faites par les Service des approvisionnements;
• rencontrer au besoin les représentantes, représentants des soumissionnaires;
• recommander le choix de l'adjudicataire à la requérante, au requérant.

7 | 1 |5 Les réceptionnaires

• recevoir les marchandises;
• vérifier les marchandises et certifier leur réception et leur conformité aux commandes;
• retourner les marchandises;
• conserver les preuves documentaires;
• remettre les marchandises à la requérante, au requérant, directement ou via un service de transport (interne ou externe).

7 | 1 |6 Les Services financiers

• décider de la catégorisation comptable des dépenses;
• autoriser l'émission des commandes et contrats, selon les modalités prévues aux directives et procédures, en fonction des disponibilités budgétaires et en tenant compte de la nature de la dépense;
• autoriser le financement au besoin de certaines transactions lorsque les disponibilités financières et les priorités de l'Université le permettent;
• recevoir et vérifier l'exactitude des factures par rapport aux documents contractuels disponibles;
• recevoir, vérifier et conserver les preuves de livraison;
• payer les fournisseuses, fournisseurs;
• participer aux comités de sélection pour les acquisitions ou contrats de valeur importante.

7 | 1 |7 Les autres unités administratives - spécialistes experts

Les unités administratives "fonctionnellement compétentes" ou utilisatrices importantes dans le champ d'activité pour lequel les biens ou services sont requis, agissent comme personnes ressources et fournissent un support dans les cas où la complexité ou la valeur monétaire du projet justifie une telle intervention. Elles peuvent ainsi être amenées à:

• émettre des commentaires quant au contenu des devis techniques et des appels d'offres,
• donner leurs avis sur les orientations technologiques et les normes à respecter,
• conseiller les requérantes, requérants dans le choix des produits,
• donner leur avis sur la qualification des fournisseuses éventuelles, fournisseurs éventuels,
• participer à des comités de sélection,
• d'une manière générale, transmettre au Service des approvisionnements les informations pertinentes concernant les fournisseuses, fournisseurs.

7 | 1 |8 Le Service des affaires juridiques

Le Service des affaires juridiques:

Conseille l'approvisionneuse, l'approvisionneur dans la rédaction des appels d'offres, commandes, contrats et baux.

Prépare ou vise les contrats de construction et d'aménagement ainsi que ceux relatifs à l'engagement des professionnelles, professionnels y impliqués.

Rédige, vise ou révise tous autres contrats dans le cadre de son mandat.

7 | 2 Responsabilité de cette politique

La vice-rectrice, le vice-recteur à l'administration et aux finances est responsable de l'application de cette politique et des directives et procédures qui en découlent.

Le Service des approvisionnements est responsable de la planification, de la coordination et de l'exécution de la présente politique. Il conseille les approvisionneuses déléguées, approvisionneurs délégués et les requérantes, requérants quant aux structures, processus et normes qui découlent de la présente politique et qui doivent être mis en place par l'approvisionneuse déléguée, l'approvisionneur délégué ou la requérante, le requérant.

Le Service des approvisionnements conseille la direction de l'Université sur toutes les activités d'acquisition de biens et de services.

8 | Directives et procédures qui en découlent

Les directives et procédures suivantes s'appliquent selon la nature des biens et services requis.

Directive ou procédure Achats de biens et services Directive ou procédure Achats de services professionnels Directive ou procédure Achats de ressources documentaires Directive ou procédure Contrats de construction d'aménagement Directive ou procédure Contrats d'entretien et réparations Directive ou procédure Petite caisse

D'autre part, la Politique de développement de la collection d'oeuvre d'art, Résolution 91-A-7876, s'inscrit dans le cadre de la Politique d'acquisition des biens et services et y est assujettie.